Module CRM / Préinscription

Le module CRM / Préinscription pilote l’attractivité et le recrutement de l’établissement. Il gère l’ensemble du parcours d’une famille : du premier contact d’information jusqu’à l’admission définitive et la bascule vers le dossier scolaire.

Rôle et objectifs

• Collecter les candidatures en ligne : Proposer un portail de préinscription ergonomique pour les familles souhaitant inscrire leurs enfants.
• Qualifier les prospects : Suivre les demandes d’information issues des salons, visites, réseaux sociaux ou téléphone.
• Instruire les dossiers d’admission : Centraliser les bulletins antérieurs, tests de niveau, entretiens pédagogiques et avis de la direction.
• Fluidifier l’inscription définitive : Dès qu’un élève est admis, convertir automatiquement sa fiche candidate en dossier élève actif dans la base Nawat.

Publics concernés

• Responsable des admissions / Équipe CRM : Réception des leads, organisation des journées portes ouvertes et relance des familles.
• Direction pédagogique : Évaluation des dossiers, validation des résultats aux tests et décision d’acceptation.
• Secrétariat des inscriptions : Réception des pièces administratives requises (livret de famille, photos, certificats).

Domaines fonctionnels couverts

1. Portail public de préinscription : Formulaire paramétrable accessible aux familles pour soumettre leur candidature.
2. Pipeline d’admission : Suivi par étapes (Dossier reçu, En attente de pièces, Test planifié, Accepté, Liste d’attente, Inscrit, Refusé).
3. Planification des tests et rendez-vous : Attribution des créneaux de tests de niveau et convocations automatiques.
4. Bascule administrative automatique : Génération immédiate du dossier dans les modules Vie scolaire et Finance dès validation des droits d’inscription.

Guides pratiques à venir

[!NOTE] Des guides opératoires couvriront les actions clés :

• Consulter et filtrer les nouvelles demandes de préinscription
• Planifier une date de test ou d’entretien pour un candidat
• Passer un dossier de préinscription au statut « Admis »
• Convertir une candidature acceptée en inscription définitive